Организация удаленной работы: 4 схемы для бизнеса

В этой статье я собрала для Вас 70 сервисов для организации удаленной работы, они поделены по категориям и в каждой я расписала основные функции. А в конце статьи я покажу рабочие связки топовых сервисов для бизнеса.

ТОП-10 CRM-систем

CRM-систему рекомендуется внедрять для наведения порядка в бизнес-процессах (причем, это важно не только для удаленки, но и для традиционного офиса). Этот инструмент выполняет следующие задачи:

1. Проекты. Распределяет проекты между сотрудниками и контролирует процесс выполнения проектов;
2. Цели. Можно устанавливать командные и личные цели для сотрудников;
3. Эффективность. Показывает качество работы подчиненных в виде наглядных графиков;
4. Заявки. Фиксирует все входящие обращения в компанию и совершенные сделки. А еще хранит информацию о клиентах и покупках;
5. Звонки. Позволяет совершать звонки клиентам и рассылать сообщения прямо из сервиса, без использования дополнительных программ телефонии;
6. Анализ. Сервис формирует анализ по количеству продаж, это помогает отслеживать выполнение плана.

Ниже собрала десятку самых функциональных и удобных в использовании CRM-систем. Каждая из них имеет пробный период. Рекомендую воспользоваться бесплатной версией для тестирования возможностей инструмента и выбрать наиболее подходящий под Ваши нужды.

ТОП-10 программ учета рабочего времени

На удаленке многие подчиненные расслабляются и начинают трудиться спустя рукава. На практике нередко случаются ситуации, когда сотрудник потратил на выполнение задачи 2 часа, а в отчете указал, что работал вдвое дольше. Программы для учета рабочего времени, как раз позволяют избежать таких неприятных моментов.

1. Время. Вы можете отслеживать, когда начинается и заканчивается рабочий день сотрудников;
2. Анализ. Сервис позволяет оценить, насколько продуктивны подчиненные в разное время дня и в целом;
3. Контроль. Если нужно знать, какие сайты посещают сотрудники в процессе работы. Также можно просматривать нажатие клавиш на клавиатуре и набранные тексты;
4. Трансляции. Для особо строгих начальников есть возможность видеть записи с мониторов сотрудников или делать скриншоты рабочего стола.

Основные функции, как правило, бесплатные.
Стоимость программ для учета рабочего времени зависит от набора дополнительных
возможностей. В таблице самые популярные тайм-трекеры разных ценовых категорий.

ТОП-10 программ для планирования
задач

Для удобного планирования и распределения задач между сотрудниками рекомендую использовать облачный планировщик. С помощью этого инструмента Вы сможете решать сразу несколько задач по организации работы на удаленке.

1. Задачи. Можно формировать большие задачи и более мелкие подзадачи и назначать исполнителей;
2. Дедлайны. Устанавливайте сроки выполнения задач и напоминания, чтобы всё выполнялось вовремя;
3. Приоритетность. Самые важные задачи можно выделять, чтобы сотрудники правильно строили рабочий день;
4. Отчеты и комментарии. Их можно добавлять к карточкам заданий, так удобнее следить за выполнением задач;
5. Коллективная работа. Если задача рассчитана на нескольких сотрудников, можно подключаться к ней и вести обсуждение.

Функционал планировщиков мало чем отличается, но прежде, чем оплатить платную версию, воспользуйтесь бесплатным тарифом. Это позволит протестировать возможности программы и оценить удобство интерфейса. Кстати, все сервисы из списка ниже как раз имеют бесплатную версию.

ТОП-10 программ для
видеоконференций

Удаленный режим работы подразумевает отсутствие очных совещаний и еженедельных летучек. Для бизнеса это не является проблемой, так как личные встречи коллектива легко можно заменить дистанционными видеоконференциями. Организовать групповое общение сотрудников можно с помощью специального софта.

1. Доступность. Сотрудник может войти в видеочат через мобильное устройство, если рядом нет компьютера;
2. Презентации. Их можно демонстрировать на общем экране для коллективного обсуждения;
3. Опросы и голосования. Важные изменения или решения можно принимать совместно, каждый сможет высказаться;
4. Обмен данными. Передача документов или общение в чате (текстовыми сообщениями);
5. Автоматический перевод речи. Это актуально для международных компаний, чтобы все стороны друг друга понимали;
6. Хранение записей. На случай, если нужно будет воспроизвести фрагмент встречи.

В таблице ниже мы собрали самые удобные
площадки для видеочатов, 3 из которых абсолютно бесплатны.

ТОП-10 программ для обмена
файлами

Переправлять важные документы сотрудникам
можно с помощью корпоративной почты. Куда удобнее – загружать все рабочие файлы
на единую платформу, к которой есть доступ у каждого сотрудника.

Вот основные задачи, которые можно выполнять с
помощью корпоративного файлообменника:

1. Обмен документами. В любой момент подчиненные могут зайти на сервис, скачать необходимые файлы или загрузить;
2. Обучение. Опубликуйте папки с обучающими роликами, презентациями, методичками, чтобы сотрудники могли получать новую информацию или освежать знания;
3. Публикация новостей. Держите коллектив в курсе последний новостей, регулярно загружайте их в соответствующую папку на файлообменнике;
4. Архив проектов. Сохраняйте данные о завершенных проектах, это может пригодится для повторной работы с заказчиком или для составления проф.портфолио компании;
5. Хранение шаблонов. Создайте банк шаблонов основной документации, где будут лежать типовые договора, формы заявлений на отпуск и пр.

Главный критерий выбора файлообменника – это
надежность. Ниже представлены ТОП-10 проверенных сервисов, 3 из которых можно
использовать бесплатно.

ТОП-10 программ для визуализации
идей

Объяснить суть новой бизнес-идеи на пальцах, когда Вы на удаленке, крайне сложно. На помощь придут специальные сервисы и программы для визуального представления информации.

1. Графики. Создавайте наглядные диаграммы, указывайте важные метрики для наглядного отслеживания результатов;
2. Шаблоны. Для удобства можете разрабатывать инфографику по готовым шаблонам, подходящим под разные задачи;
3. Проекты. Создавайте презентации или ролики, чтобы транслировать их на дистанционных летучках и конференциях;

Стоимость программ визуализации зависит от
набора функций. Советуем сначала ознакомиться с возможностями сервисов в
бесплатной версии, выбрать что больше подходит под потребности Вашего бизнеса,
а затем уже переходить на платный тариф.

ТОП-10 программ для эффективного
управления проектами

Функционал программ для управления проектами схож с возможностями сервисов по планированию задач. Только во втором случае это более точечное управление. Здесь же можно отслеживать в целом работу отделов и сотрудников.

1. Визуал. Можете отображать текущие цели и задачи по всем направлениям в своей компании;
2. Исполнители. Назначать ответственного можно за каждый этап работы, не только за мелкие задачи;
3. Процент выполнения. Следить за ходом дела в компании проще, когда есть конкретные показатели.

Далее наш ТОП-10 инструментов для планирования
задач. К сожалению, не все из них русскоязычные, но каждый имеет доступный
интуитивно понятный интерфейс.

Коротко о главном

Идеального рецепта по переходу или организации удаленной работы офиса, конечно, нет. Но в этой статье мы собрали топовые сервисы и программы для создания эффективной дистанционной работы, чтобы каждый владелец бизнеса нашел в подборке нужный и полезный инструмент.

Напоследок ловите готовые пакеты сервисов для удаленной работы, которые помогут поднять уровень продаж на удаленке. Все программы интегрируются между собой и обеспечивают максимально эффективный процесс работы.

Для малого бизнеса:

1. Asana (управление проектами) + Slack (корпоративный мессенджер) + Time Doctor (учет рабочего времени);
2. MeisterTask (управление задачами) + Slack (корпоративный мессенджер) + Zendesk (работа с клиентами).

Для среднего и крупного бизнеса:

1. AmoCRM (управление проектами) + Mango-Office (работа с клиентами) + CrocoTime (учет рабочего времени);
2. CRM Битрикс 24 (управление проектами) + Jira (планирование работы) + Kickidler (учет рабочего времени).

Источник