CRM система Мегаплан: обзор плюсов и минусов
Риторический вопрос: что важнее — маркетинг или продажи? На самом деле и то, и другое. Поэтому бизнес, в котором работа отделов маркетинга и продаж согласована, на 36% больше удерживает клиентов и на 38% чаще успешно завершает сделки. И сегодня мы рассмотрим CRM Мегаплан. Она повышает эффективность совместной работы по привлечению и обслуживанию клиентов, то есть связывает маркетинг и продажи воедино.
Все началось с МГУ
Если верить Интернету, то основание Мегаплана началось в далеком 2006 году, когда несколько выпускников мехмата МГУ решили основать систему управления бизнесом для своего собственного проекта: интернет-магазина компьютерной техники. Такое основание CRM стало классикой и эту историю мы видим в каждой системе.
Самое интересное, что Megaplan задумывался изначально как полная система для управления бизнесом, которая будет включать складской учёт, логистику и CRM. Однако, денег на первом этапе разработки хватило только на модуль по управлению задачами и проектами. И на мой взгляд это хорошее совпадение, так как получился весьма достойный продукт для планирования задач и увеличения продаж.
Но сейчас система изменилась, владельцы Мегаплана позиционируют свою систему даже не как срм, а как полноценную систему управления эффективностью бизнеса. Хотя лично мне больше нравится их слоган: “Самая мощная из простых CRM”. И судя по всему это может соответствовать действительности, так как система может:
- контролировать задачи и сроки;
- избавить от рутины;
- настроить персональный маркетинг;
- выстроить оптимизированные бизнес-процессы.
Для быстрых зайчиков. Специально для наших подписчиков мы приготовили промокод “Мегаплан3000”. Он дает скидку 3 000 рублей. Просто сообщите его специалисту компании перед оплатой. Поэтому если не терпится, вот Вам ссылка -> goo.gl/KaFCeM
Изучим интерфейс
Система Мегаплан состоит из модулей для совместной работы и ведения продаж по принципам CRM. Модули работают синхронно, их данные дублируются автоматически. Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, задачи можно связывать с другими задачами и сделками. Если Вы первый раз зашли в личный кабинет, то можете не переживать, Вас буквально проведут по всей системе с помощью видео-инструкций, плюс дадут массу полезных материалов.
Отдельное описание модулей делать не стану, с ними все очень просто. Модули “Задачи”, “Дела” и “Сотрудники”. Они упрощают совместную работу команды и управление проектами на диаграмме Ганта. Помогают планировать рабочий день и очередность выполнения задач. Ответственные отчитываются о результатах, а руководители осуществляют контроль рабочего времени сотрудников.
Модули “Клиенты”, “Сделки” и “Отчеты”. Помогают вести базу контактов, управлять продажами и коммуникациями. В карточке клиента хранится вся информация о нем: переписка и записи звонков, документы и счета. Настройка бизнес-процессов происходит в схемах продаж. Управлять сделками удобно на канбан-доске, следить за конверсией — в воронке продаж.
Рабочий стол, а также карточки задач и клиентов имеют блочную структуру. Что очень приятно, вид и расположение блоков на странице настраивается индивидуально. Таким образом, каждый сотрудник может проявить индивидуальность и упростить себе жизнь. Кроме того, настройка интерфейса на этом не ограничивается. Можно менять фирменные темы, показывать нужные данные и настраивать удобные списки.
Подключаемся
Вход в облачную версию осуществляется через интернет-браузер. Чтобы получить доступ, нужно только создать аккаунт. Для этого на сайте нажмите кнопку “Попробовать бесплатно” и заполните контактные данные. На указанную почту придут логин и пароль для входа в CRM Мегаплан.
Как работает вся система? Работу в СRM удобнее начинать с переноса базы клиентов. Затем хорошо бы собрать команду, отправив приглашение сотрудникам на почту. Все операции довольно простые. Если возникнут вопросы, решить их поможет персональный менеджер. Он проконсультирует по основным функциям и настройкам.
Первые две недели программой можно пользоваться бесплатно. Функция конечно стандартная, но зачастую ее не хватает. После окончания пробной версии нужно выбрать один из четырех платных тарифов. Из опыта, не радуйтесь, что Вы успеете за бесплатные 14 дней протестировать систему, так как этих дней Вам еле хватит на настройку и отладку.
1. Как ставить задачи и создавать проекты
Современный маркетинг задействует в рекламных кампаниях десятки каналов. Под каждое направление в Мегаплане можно создать отдельный проект. Потом добавлять туда новые задачи и вести историю работы. Например, отделить онлайн маркетинг от мероприятий в офлайне. Переключение между модулями происходит в главном меню. Если нужно поставить задачу, просто наведите мышку на иконку модуля “Задачи” и выберите этот пункт в выпадающем меню.
В форме создания задачи/проекта нужно будет заполнить только одно обязательное поле с названием. Система автоматически назначает ответственным текущего пользователя. Если задачу нужно передать другому сотруднику, выберите его фамилию в выпадающем списке. Минимальность действий в таких мелочах является довольно большим плюсом.
Если одну задачу нужно поручить нескольким работникам одновременно, ее можно сделать массовой. Для этого достаточно выбрать несколько соисполнителей и отметить галочкой графу “Поставить задачу каждому отдельно”. В этом случае одну и ту же задачу получат сразу несколько человек. Так Вы быстро зафиксируете список задач и сразу же приступите к работе. Потом система сама будет следить за сроками и присылать напоминания о запланированных делах.
В карточку задачи можно добавить соисполнителей и аудиторов, внештатных сотрудников и клиентов с гостевым доступом. Список участников можно выводить в отдельном блоке, а можно скрывать под аватаром с их количеством. Здорово, что вид любых данных просто настраивается под специфику работы компании. В процессе выполнения задачи удобно планировать дела и в чек-листе, и с удовольствием отмечать сделанное. Но если Вы вдруг попытаетесь закрыть задачу с невыполненным делом, система о нем напомнит.
В информер на нижней панели приходят уведомления о новых комментариях, упоминаниях и запросах — их невозможно не заметить. Оттуда можно сразу принять или отклонить задачу с объяснением причины. Но что касается меня, информер внизу лично мне не очень удобен, особенно когда ты работаешь на MacOS и внизу у тебя постоянно мешается выскакивающая панель Docs.
Если задача повторяется из месяца в месяц, для нее можно сформировать шаблон с переменными значениями. Допустим, Вам в конце месяца нужен отчет по новым клиентам. Создав шаблон для задачи на подготовку такого отчета, Вы сможете в будущем ставить ее одной кнопкой. Причём, период для анализа данных будет меняться автоматически.
Если в проектной работе постоянно задействована одна и та же команда, можно объединить ее участников в группу. Тогда создавая новый проект позже, не придется тратить время и добавлять в команду каждого по отдельности. Так же можно поступить с задачами в рамках проекта, которые можно сгруппировать в шаблон. В следующий раз останется только указать новые сроки, что значительно сэкономит время при планировании.
2. Как планировать задачи и управлять проектами
В Мегаплане удобно работать с задачами как по отдельности, так и в структуре проекта. Для просмотра задач можно выбрать один из 4-х вариантов списков: простой список, иерархический список, три колонки и диаграмму Ганта. Привычный список удобно использовать, когда задач мало. Иерархический список в подробностях покажет зависимости задач внутри проектов, а также связи надзадач и подзадач. Ширину и порядок следования колонок в списках задач можно менять, как удобно.
Мне понравился принцип работы с задачами в трех колонках — удобный формат для работы с длинными списками. Такой способ представления списков обычно использовался в почтовых клиентах, но в CRM-системе он получил вторую жизнь. Слева расположены фильтры задач, в центре — миникарточки с основной информацией. Справа выводится полная карточка выбранной задачи со всеми комментариями и дополнениями. Так Вы можете быстро просматривать задачи без потери фокуса внимания.
А вот большими проектами управлять удобнее на диаграмме Ганта онлайн. Разработчики Мегаплана сделали ее более наглядной и интерактивной. Она состоит из прямоугольников, которые представляют отдельные задачи в составе проекта. Они выстроены вдоль временной шкалы. Вертикальные полосы на графике указывают на время старта, запланированного финиша и дедлайн. Используйте диаграмму, чтобы связывать задачи, двигать сроки и планировать новые работы. Планировщик задач с диаграммой Ганта ясно покажет, что, когда и за чем следует.
Все изменения на диаграмме Ганта дублируются в блоке “Планирование” карточки задачи. Там постановщик может запланировать финиш и установить дедлайн. Программа для контроля рабочего времени сотрудников позволяет им в комментариях задачи учитывать отработанное время. Менеджеру проекта удобно сравнивать фактические трудозатраты с запланированными и корректировать бюджет.
3. Как работать с базой клиентов
Работа с клиентами в CRM-системе обычно начинается с получения заявки. Чем более оперативной будет реакция менеджеров на запросы, тем больше вероятность сделки. Новые заявки из почты, сайта и телефонные звонки автоматически попадают в CRM и распределяются между менеджерами. Задача CRM-маркетинга — наладить постоянное поступление новых заявок.
В программе для этого предусмотрены формы обратной связи. Создавать их просто: нужно придумать название и описать что Вы предлагаете. Потом просто вставьте ссылку в удобное место на сайте и ждите заявок. Вы ничего не пропустите! Все интернет-заявки превратятся в новые сделки с потенциальными клиентами.
На каждого клиента заводится отдельная карточка. Права доступа к информации о клиентах выдает администратор. Они очень гибкие: можно сделать контакт видимым для всех, а можно только для ответственного менеджера или определенного отдела компании. В карточке клиента отражаются все его сделки, счета, связанные с ним задачи и документы. Там же фиксируются звонки и сохраняется переписка по электронной почте. Когда все данные хранятся в одной карточке, проще понимать потребности клиентов и легче продавать им.
CRM-маркетинг превращает обычное общение с покупателями в персональное обслуживание. Автоматизация продаж дает возможность сегментировать базу клиентов и гибко настраивать процессы. Разделение базы на отдельные группы позволяет добиваться максимального эффекта от информационно-рекламного воздействия.
В Мегаплане фильтры делятся на системные и пользовательские. В режиме создания или редактирования фильтра можно выбрать любые свойства контактов и условия фильтрации. При необходимости добавляйте в фильтр несколько условий или выберите отрицательное условие. Список клиентов в это время будет автоматически обновляться.
Чтобы Ваши клиенты не стали легкой добычей для конкурентов, нужно регулярно напоминать им о себе. Как показывает практика, менеджеры ленятся или забывают перезванивать. Чтобы этого не случалось, в Мегаплане можно автоматически планировать звонки клиентам, с которыми давно не контактировали.
Кроме того, программа может автоматически отправлять клиентам уведомления о статусе их заказов, а также менять данные полей в карточках при наступлении каких-то условий. Например, если Вы используете программу лояльности, клиенты могут автоматически переводиться в VIP-статус после пятой сделки.
Для проведения событийных или коммерческих рассылок клиентам, в CRM-системе доступны простые инструменты. Достаточно настроить интеграцию с почтовым сервером, создать письмо по шаблону и привязать его отправку к определенным условиям. Рассылки можно отправлять вручную или автоматически.
4. Как настроить бизнес-процессы в Мегаплане
Бизнес-процессы можно перенести в CRM систему в виде схем сделок. Допустим, Вы ведете канал компании на Ютубе. Создание видеороликов, как и любой другой процесс, проходит несколько этапов. Как можно точнее определите их, установите условия перехода и превратите в последовательную схему. В нашем случае настройка бизнес-процесса может выглядеть так:
При переходе на определенный этап можно запустить сценарий, по которому задачи исполнителям будут ставиться автоматически. Например, как только Вы приступите к подготовке сценария, программа автоматически поставит задачу копирайтеру на подготовку закадрового текста. Если Вы привлекаете иллюстратора, он получит задачу на этапе раскадровки.
5. Как вести сделки на канбан-доске
Начну с того, что канбан — инструмент бережливого производства, который используют мировые гиганты, такие как “Тойота”. И скажу Вам, что его используют не просто так, а потому что это помогает команде работать гораздо эффективней. В Мегаплане эта концепция помогает управлять продажами и быстрее превращать заявки в реальные деньги.
Канбан-доска онлайн — это таблица со столбцами в виде статусов. При переходе сделки в следующий статус менеджер просто перетаскивает ее мышкой. Таким образом, ее удобно и быстро двигать по этапам воронки продаж. Продажи становятся прозрачными, а будущий доход более наглядным. И небольшой плюс такого подхода — Ваши сотрудники потихоньку начинает привыкать к agile-управлению.
Канбан в Мегаплане позволяет управлять не только продажами, но и любыми другими процессами. Снабжение, производство, создание контента тоже состоят из сделок. Там тоже есть исполнители, ответственные и последовательная цепочка действий. Благодаря канбан-доске эта цепочка становится понятной и видно, кто над чем работает.
6. Как выглядит воронка продаж
Конечно же, главный отчет для любого руководителя — воронка продаж. Она показывает конверсию каждой ступени бизнес-процесса. Вы можете посмотреть среднее время нахождения клиентов в определенном статусе. Довольно приятно, что в Мегаплане очень простой и понятный конструктор отчетов. Можно настроить воронку с любыми данными, и получать отчет по ней на почту или сохранять в документах.
Благодаря воронке можно наглядно посмотреть, как продвигается работа над тем или иным проектом. Если она Вас не устраивает то самое время понять меры: Вы можете провести акцию, устроить конкурс для персонала или просто заняться внутренним маркетингом, на который Вы скорее всего не обращаете внимание.
Тарифы и интеграции
Программу Мегаплан можно использовать в облаке и оплачивать лицензии, а можно сразу приобрести коробку на свой сервер. Подробнее о разнице мы рассказывали в своей статье “CRM системы: что это? Простыми словами”. Там же рассказали об основных отличиях и функциях разных CRM-систем.
Если коротко, то особенность облачной бизнес-модели SaaS (Software as a Service) в том, что не нужно скачивать и устанавливать на компьютер никаких программ. Вся работа ведется в браузере, а пользователь вносит ежемесячные платежи за пользование системой. Это позволяет компаниям значительно экономить и не связывать себя долговременными обязательствами.
Благодаря гибкой системе тарифов Вы не переплачиваете за ненужные функции. Тарифы “Совместная работа” и “Совместная работа+” подойдут, если Вы хотите навести порядок в делах и лучше контролировать сроки. Попробуйте тарифы “CRM: клиенты и продажи” и “CRM: клиенты и продажи+” для увеличения продаж и контроля за финансами.
Кроме того, Мегаплан можно кастомизировать в облаке, то есть настраивать интерфейс под задачи компании. Через модуль интеграций API можно связать его с программой call-центра, сервисом рассылки или вашим интернет-магазином. Установка расширений — это простой способ получать информацию из разных каналов в одном интерфейсе.
Я посмотрел, какие расширения будут наиболее интересны маркетологам. Интеграция с Roistat позволит узнать, какие рекламные каналы работают лучше всего. Подключение сервисов рассылок Getresponse и Sendpulse объединят бизнес процессы в Мегаплане с email- и SMS-маркетингом. Из того, что мне не понравилось — это что интеграций не слишком много, а многие из них подключаются за деньги. Но об этом чуть ниже.
Минусы Мегаплана
Идеальных систем не бывает, поэтому мой обзор был бы неполным без попытки найти слабые места. Продукт переживает большой редизайн. Не все модули пока обновлены и это иногда вызывает неудобство из серии “немного подвисает и лагает”. Однако, все равно приятного в этом мало. Чтобы воспользоваться привычным функционалом, часто приходится переключаться на прежнюю версию. Пока такая возможность существует. После окончания редизайна планируется полностью отключить старый интерфейс
Разочарованием наверняка станет и отсутствие прямой интеграции с Google Adwords и Яндекс.Директ. Из-за этого построить сквозную аналитику можно только через промежуточный сервис, например Roistat. А средняя стоимость этой системы выходит в 10 000 р.
К тому же, в системе слабоват встроенный сервис email-рассылок. Не рассчитывайте на подробную выкладку показателей открытия писем и переходов. Если Вы планируете проводить массовые рассылки и для Вас важны результаты, придется подключать специализированный сервис. В случае с Мегапланом мы рекомендуем использовать GetResponse.
Подключение дополнительных сервисов тоже не бесплатное. Это еще один минус. К примеру, интеграция с GetResponse стоит 600 рублей в месяц. А если подключить 5-10 дополнительных сервисов (а похоже так и будет выходить), то для небольших компаний эти затраты могут оказаться существенными.
Ну и напоследок, хотелось бы отметить еще один минус, который встречается не только у Мегаплана, но и у большинства CRM-систем в принципе. Это техническая поддержка. У Мегаплана она не идеальна. Если посмотреть в Интернет, то можно встретить довольно много жалоб на ее медлительность и долгие ответы (я видел даже жалобу на ответ в полгода). Про не глубокое вникание в суть даже говорить не буду.
Коротко о главном
В целом, Мегаплан — облачный сервис для малого бизнеса, простой и малозатратный (один из самых выгодных в нашем рейтинге). С одной стороны, это здорово. Но с другой — не стоит ждать от него умопомрачительного функционала и тотальной автоматизации маркетинга. Программа идеальна для совместной работы, удобна для фрилансеров, хороша для продаж, помогает планировать и контролировать рабочее время, но все равно требует самодисциплины.
Кроме того, Мегаплан отлично подходит для автоматизации как внутренней работы, так и внешних связей с клиентами. Он помогает маркетологам генерировать больше лидов на основе накопленных данных, а менеджерам по продажам — ускорять цикл сделок и больше продавать. По сути, это довольно мощная CRM-система для малого и среднего бизнеса, не требующая значительных капиталовложений в доработку.
Что лично мне нравится все больше и больше — это то, что разработчики CRM начали слышать клиентов и перестали брать деньги за кастомизацию под шаблонную нишу. К примеру, в Мегаплан есть “шаблонные” отраслевые решения. То есть это настроенная система для: продаж, производства, сферы красоты и даже юридических услуг. Все что остается — это взять это решение и немного доработать под себя.
